Аутсорсинг — одна из управленческих технологий, суть которой заключается в том, чтобы передать выполнение вспомогательных функций внешнему поставщику услуг на длительное время. Потребность эффективного управления активами привела к тому, что компании всё чаще отдают на сторону управление персоналом, юридическое или информационное обслуживание. Передача внешнему провайдеру бухучёта — ответственное решение, требующее чёткого понимания всех плюсов и минусов.
Аутсорсинг выгоден
3 рубля в сутки за городской номер для бизнеса
Выгода аутсорсинга очевидна — это снижение затрат на ведение учёта, которое достигает в среднем
Рассмотрим пример: ИП предоставляет услуги переводчика, бизнес только набирает обороты, объём документов незначителен. Однако в будущем планируется рост, поэтому владелец хочет найти бухгалтера с приличной квалификацией, но не готов платить высокую зарплату. Кроме того, нужно будет оборудовать рабочее место, понадобится подписка на литературу по бухучёту, справочные базы и программы.
Это как раз тот случай, когда вести учёт самому нецелесообразно и неэффективно, а нанимать бухгалтера дорого.
Отдав бухгалтерию на аутсорсинг, предприниматель снижает издержки, получает качественные услуги, снижает налоговые и бухгалтерские риски.
Согласно данным «Исследования рынка аутсорсинг функций учёта: советы посторонних», проведённого «Эксперт РА», именно «только что созданные российские малые предприятия, стремящиеся сэкономить на бухгалтерии» занимают второе место в списке компаний, которые чаще всего становятся покупателями бухгалтерских услуг.
Другие преимущества
Кроме прямой денежной выгоды, есть ряд других положительных моментов.
Мир готов принять талант с распростёртыми объятиями. Это и есть настоящая суть аутсорсинга. Крейг Барретт, исполнительный директор Intel
В отличие от родного главбуха, аутосрсинговая компания не уйдёт на больничный или в отпуск, а также не бывает расстроена, раздражена или утомлена. Напротив, она гарантирует постоянную безотказную работу и освобождает от субъективного фактора. В случае необходимости сменить поставщика услуг гораздо проще, чем подобрать новый штат. Аутсорсинг экономит время — вы покупаете готовые технологии и профессиональные решения, а не изобретаете велосипед, имеете дело с готовыми результатами и не тратите время на процесс.
Вторая глобальная выгода — повышение качества бухучёта и общей культуры ведения бизнеса. В отличие от штатного бухгалтера, внешний поставщик услуг по условиям договора несёт ответственность за последствия своих действий. Существует и практика страхования таких рисков, как причинение вреда от ошибок и упущений, непреднамеренного нарушения законодательства, утраты или порчи документов и других.
Чего стоит опасаться
Помня о том, что в жизни нет ничего совершенного, рассмотрим основные риски передачи бухгалтерии на аутсорсинг. Большинство из них связано с новизной этого рынка и недостаточным опытом сторон, а также элементарным отсутствием нормативной базы. Взаимодействие со сторонними компаниями затруднено отсутствием опыта у большинства руководителей компаний, да и сами провайдеры не всегда настолько компетентны, как обещают.
Чтобы убедиться, что вы друг другу подходите, начните взаимодействие с точечных услуг, пробных этапов, не поленитесь собрать рекомендации.
Следующая проблема — сложность измерения количества и качества проделанной работы, что особенно актуально для мелких отечественных провайдеров. Если финансы позволяют, выбирайте крупную компанию или западного поставщика — у них методология отполирована до блеска. Зато небольшие бухгалтерские компании дешевле, могут быть более гибкими и лучше понимают «особенности национального учёта». Кроме того, вызывает опасение риск утечки конфиденциальной информации, которого можно избежать, предусмотрев в договоре ответственность за её разглашение. Есть и налоговые риски — договоры услуг вызывают повышенный интерес налоговых органов и влекут необходимость подтверждать экономическую выгоду.
Придётся поработать над собой
«Центр развития профессиональной карьеры» Новосибирска проводит тестирование, чтобы определить наличие способностей к предпринимательской деятельности
Часть проблем возникает из-за неготовности заказчика. Пожалуй, самая главная опасность — нереалистичные ожидания: не стоит думать, что отдав бухучёт на сторону, о нём можно забыть раз и навсегда. Как бы ни был хорош провайдер, от него не стоит ждать чудес. Если бизнес в целом неэффективен, то привлечённые бухгалтеры не исправят ситуации. Кроме того, передача бухучёта на аутсорсинг зачастую терпит провал из-за некомпетентности руководителя в сфере управления изменениями. Впрочем, как и многие другие инновации.
Взаимодействие с аутсорсером может быть осложнено из-за неопытности в процедурах соответствия. Чтобы избежать рассогласованности, руководителю придётся научиться конструктивно взаимодействовать, выполнять свои обязательства по срокам предоставления документации, мониторить процесс, оценивать его эффективность и соответствие общей стратегии бизнеса.
Кому нужен аутсорсинг
Бухгалтерский аутсорсинг может быть выгоден компаниям разной величины и формы собственности. «Наиболее очевидными потребителями услуг аутсорсинга являются малые предприятия, которые не могут или не хотят принимать в штат бухгалтера на постоянной основе. Внешнее сопровождение позволит квалифицированно закрыть весь круг возникающих вопросов, сохраняя умеренность расходов и, что отдельно привлекательно, их гибкость в случае заметного изменения масштабов операций», — полагает Николай Симонов, заместитель генерального директора аудиторской компании Аудит «Оптима Групп».
Крупные компании, как правило, не отказываются от собственной бухгалтерии как подразделения, а передоверяют сторонним компаниям лишь отдельные участки бухучёта или находят другие варианты его оптимизации.
Например, в Tele2 используется некоторое подобие аутсорсинга — несколько лет назад в Воронеже был организован Объединённый центр обслуживания (ОЦО), который фактически является бухгалтерией для всех филиалов Tele2 Россия.
Итак, сторонней организации можно доверить полное ведение бухгалтерии или определённый набор услуг: подготовка первичной документации; составление учётной политики, оптимизация бухучёта; устное и письменное консультирование; ведение бухучёта; расчёт зарплаты и начисление налогов; расчёт всех налогов; составление бухгалтерской и налоговой отчётности; сдача отчётности в налоговые органы и внебюджетные фонды; представление интересов в налоговых органах и внебюджетных фондах. Выбрав компанию, проанализировав её репутацию, опыт, специфику и цены, переходим к обсуждению условий договора.
Цена вопроса
92% компаний в США передали функции ведения учёта на аутсорсинг
Сложность определения цены заключается в отсутствии единых стандартов: несмотря на то, что в мировой практике известны как минимум пять классических моделей ценообразования, некоторые поставщики услуг их не знают и с разной степенью успеха пытаются самостоятельно разработать алгоритмы. В любом случае оплата будет зависеть или от объёмов денежного оборота вашей компании, или от величины вашего документооборота, или от количества рабочего времени, которое затратил сторонний бухгалтер на решение ваших задач. Например, сдача так называемых «нулевых» квартальных отчётов будет стоить от 1500 рублей за комплект, обслуживание до 100 документов в месяц — от 500 до 3000 рублей в зависимости от вашей системы налогообложения. Однако чаще всего расчёт стоимости требует индивидуального подхода. «Все вопросы, касающиеся аутсорсинга, решаются с клиентом индивидуально по телефону или при личной встрече», — пояснили в одной из новосибирских бухгалтерских компаний.
Заключая с компанией-аутсорсером договор возмездного оказания услуг, старайтесь учесть все нюансы. Оговорите измеримые количественные показатели: количество транзакций, количество документов, частоту взаимодействия, порядок и форму отчётности, возможность консультаций, с кем именно и по какому кругу вопросов вы будете взаимодействовать. Если ваш бизнес стабилен, удобно работать по стандартным расценкам, если вы быстро растёте или планируете реорганизацию, выбирайте схемы оплаты от реального объёма услуг. Не забудьте предусмотреть возможность и порядок расторжения контракта с аутсорсером. И в добрый путь на долгие года!
Подпишитесь на нас в Telegram
